Стратегия

Консультация и аудит

Обследование процессов и подготовка плана внедрения с оценкой сроков и бюджета.

Состав работ

Аудит нужен, когда задача сформулирована как «надо что-то автоматизировать», но непонятно, с чего начать и что это даст. Начинаем с интервью с руководителем и сотрудниками, которые ведут процесс: фиксируем фактическое устройство работы, а не формальные регламенты. Разница между ними обычно и есть источник потерь.

Затем анализируем используемые системы и данные: где хранятся заявки, как передаются между отделами, какие операции выполняются вручную, где возникают простои и ошибки. Отдельно смотрим, какие данные уже есть в системах и какие показатели можно считать по факту, а не собирать заново.

Когда имеет смысл начинать с аудита

Есть несколько задач-кандидатов, и нужно выбрать, с какой начать.
Нужно обосновать бюджет автоматизации перед руководством или инвестором.
Уже была неудачная попытка внедрения, и важно понять причины.
Процессы держатся на конкретных сотрудниках, и есть риск потери знаний.
Планируется покупка системы, и нужно сформулировать требования до выбора поставщика.
Нужна независимая оценка предложения подрядчика.

Что входит в работу

Интервью с владельцем процесса, операционными сотрудниками и IT-службой.
Карта процессов в текущем состоянии: входы, участники, системы, выходы.
Перечень узких мест с оценкой потерь: время, деньги, ошибки, упущенные обращения.
Приоритизация по соотношению эффекта и трудозатрат.
План внедрения с последовательностью этапов, сроками и ориентиром по бюджету.
Рекомендации по стеку: какие системы оставить, что доработать, что заменить.

Результат

Документ с приоритизированным планом работ, ожидаемым эффектом и оценкой сроков. План можно использовать как основу технического задания для собственной команды или для работы с нами. Он остаётся у вас независимо от того, продолжим мы сотрудничество или нет.

Практика показывает: на аудите регулярно выясняется, что самая дорогая задача в списке заказчика — не самая полезная. Иногда половину эффекта даёт простая правка, которую не замечали, потому что она не выглядит «проектом».

Смежные задачи

Если после аудита нужна реализация — это автоматизация бизнес-процессов, интеграции CRM или RPA и интеграции с 1С. Как выбрать исполнителя, разобрано в статье как выбрать подрядчика по автоматизации.

Полезные материалы

Результат для заказчика

Карта процессов и узких мест
Приоритеты с оценкой эффекта
План внедрения с ориентиром по бюджету
Рекомендации по стеку и интеграциям

Этапы

01

Интервью

Опрашиваем владельца процесса, операционных сотрудников и IT-службу.
02

Диагностика

Анализируем процессы, данные, CRM и регулярные операции.
03

План работ

Готовим последовательность внедрения с оценками сроков и бюджета.

FAQ

Что входит в аудит?

Разбираем текущие процессы, системы и данные, фиксируем узкие места и оцениваем, что можно улучшить без замены инфраструктуры. На выходе — карта процессов, перечень проблем с приоритетами и план работ с оценкой сроков и стоимости.

Сколько длится консультация и аудит?

Экспресс-разбор занимает одну-две встречи и даёт общее понимание ситуации. Полный аудит с изучением систем, данных и интервью с сотрудниками занимает от одной до трёх недель — точный срок зависит от количества процессов и систем.

Нужно ли готовить документы к аудиту?

Специально готовить ничего не нужно. Полезно заранее собрать то, что есть: схемы процессов, список используемых систем, примеры отчётов. Если документов нет, мы восстанавливаем картину по интервью и по работе в системах.

Что делать после аудита?

План работ расставляется по соотношению «эффект / трудозатраты». Первыми идут задачи, которые дают заметный результат за короткий срок, дальше — более крупные изменения. Реализацию можно вести с нами или своими силами: план самодостаточен.

Можно ли обойтись без аудита и сразу начать работы?

Можно, но это почти всегда дороже. Без разбора процессов легко автоматизировать то, что вообще не нужно, или построить решение, которое придётся переделывать. Аудит стоит недорого относительно стоимости ошибки.